Manejo de Caja Chica
Para el manejo de caja chica de se deben realizar 3 pasos fundamentales:
- Registrar los gastos que van a ser pagados con la caja chica.
- Aprobar los gastos que cumplen las condiciones para ser pagados y rechazar los que no.
- Reponer en la caja chica el dinero usado para pagar los gastos aprobados.
Nota: debe tener en cuenta que para el manejo de este modulo debe tener al menos una caja destinada para funcionar como caja chica y debe ser indicado colocándole tipo “Caja Chica” en la ficha respectiva por el modulo de cajas y bancos.
La opción se encuentra en las pestaña Finanzas – Caja Chica, se le presentará una pantalla con el siguiente aspecto:
En el caso de la figura anterior no se encuentran gastos pendientes por esa razón la tabla esta vacía.
1- Agregar un gasto de caja chica.
Para agregar un gasto de caja chica se debe presionar el botón para agregar (+) y se desplegará la una pantalla en la que deberá completar los campos solicitados con el siguiente aspecto:
Al terminar de completar los campos presionar el botón “Guardar”, luego el gato recién guardado saldrá en la tabla de la pantalla posterior de la siguiente manera:
2- Aprobar o Rechazar gasto.
Para poder aprobar o rechazar algún gasto de caja chica se debe tener al menos un gasto registrado, en caso contrario no puede realizar esta acción.
Observar el color de la columna “Aprobado” donde Amarillo significa que el gasto esta recién ingresado, Rojo significa que no fue aprobado y Verde significa que el gasto fue aprobado y esta listo para ser repuesto a caja chica.
Tildar los gastos que desea aprobar y presionar el botón “Aprobar/Rechazar” (verificar con el color verde de la columna Aprobado), de manera análoga, puede tildar gastos ya aprobados y volver a presionar el botón “Aprobar/Rechazar” para marcarlos como rechazados. Finalmente puede tener el siguiente aspecto:
3- Reponer caja chica.
Para poder reponer una caja chica se debe tener al menos un gasto registrado y aprobado. Se debe seleccionar (Sin tildar) cualquier gasto aprobado y presionar el botón “Reponer Caja Chica“, se desplegara una pantalla con el siguiente aspecto:
Completar los datos solicitados, en caso de que la caja chica sea repuesta desde un banco los campos Cheque y Beneficiario serán obligatorios. Una vez completado presionar el botón “Guardar“, al finalizar el proceso se creará un gasto de caja chica que puede ser visto desde el modulo de gastos con todos los gastos que fueron aprobados, los gastos rechazados serán eliminados.
El manejo eficiente de la caja chica es crucial para la gestión financiera diaria de una empresa. Aquí tienes algunos consejos adicionales para optimizar este proceso:
ResponderEliminarPolíticas Claras y Detalladas: Asegúrate de tener políticas claras sobre los tipos de gastos que pueden ser pagados con la caja chica, los límites de gasto, y los procedimientos para el reembolso.
Registro Detallado de Gastos: Utiliza descripciones detalladas y categorizaciones para cada gasto. Esto facilita la auditoría y el análisis de los gastos en el futuro.
Revisión Periódica: Realiza revisiones periódicas de los registros de caja chica para asegurar que los gastos se alinean con las políticas de la empresa y para detectar cualquier irregularidad a tiempo.
Digitalización y Automatización: Si es posible, utiliza herramientas digitales para la gestión de la caja chica. Los sistemas ERP, como el mencionado, no solo simplifican el registro y aprobación de gastos, sino que también mejoran la transparencia y el control.
Capacitación Continua: Asegúrate de que todos los empleados involucrados en la gestión de la caja chica estén bien capacitados en el uso del sistema y en las políticas de la empresa.
Implementar estos pasos adicionales junto con los procedimientos descritos asegurará una gestión más efectiva y segura de la caja chica, contribuyendo a una mejor administración financiera general de la empresa.
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