SISTEMA DE CAJA

Manejo de Caja Chica

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Para el manejo de caja chica de se deben realizar 3 pasos fundamentales:

1. Registrar los gastos que van a ser pagados con la caja chica.
2. Aprobar los gastos que cumplen las condiciones para ser pagados y rechazar los que no.
3. Reponer en la caja chica el dinero usado para pagar los gastos aprobados.

Nota: debe tener en cuenta que para el manejo de este modulo debe tener al menos una caja destinada para funcionar como caja chica y debe ser indicado colocándole tipo “Caja Chica”  en la ficha respectiva por el modulo de cajas y bancos.

La opción se encuentra en las pestaña Finanzas – Caja Chica, se le presentará una pantalla con el siguiente aspecto:

En el caso de la figura anterior no se encuentran gastos pendientes por esa razón la tabla esta vacía.

1- Agregar un gasto de caja chica.

Para agregar un gasto de caja chica se debe presionar el botón para agregar (+) y se desplegará la una pantalla en la que deberá completar los campos solicitados con el siguiente aspecto:

Al terminar de completar los campos presionar el botón “Guardar”, luego el gato recién guardado saldrá en la tabla de la pantalla posterior de la siguiente manera:

2- Aprobar o Rechazar gasto.

Para poder aprobar o rechazar algún gasto de caja chica se debe tener al menos un gasto registrado, en caso contrario no puede realizar esta acción.

Observar el color de la columna “Aprobado” donde Amarillo significa que el gasto esta recién ingresado, Rojo significa que no fue aprobado y Verde significa que el gasto fue aprobado y esta listo para ser repuesto a caja chica.

Tildar los gastos que desea aprobar y presionar el botón “Aprobar/Rechazar” (verificar con el color verde de la columna Aprobado), de manera análoga, puede tildar gastos ya aprobados y volver a presionar el botón “Aprobar/Rechazar” para marcarlos como rechazados. Finalmente puede tener el siguiente aspecto:

 3- Reponer caja chica.

Para poder reponer una caja chica se debe tener al menos un gasto registrado y aprobado. Se debe seleccionar (Sin tildar) cualquier gasto aprobado y presionar el botón “Reponer Caja Chica“, se desplegara una pantalla con el siguiente aspecto:

Completar los datos solicitados, en caso de que la caja chica sea repuesta desde un banco los campos Cheque y Beneficiario serán obligatorios. Una vez completado presionar el botón “Guardar“, al finalizar el proceso se creará un gasto de caja chica que puede ser visto desde el modulo de gastos con todos los gastos que fueron aprobados, los gastos rechazados serán eliminados.

Tipos y ejemplos de ERP

Existen dos grandes clasificaciones a la hora de hablar de tipos de software ERP: según su diseño y según su instalación.

Según su diseño: ERP a medida o predefinido

El software a medida supone crear un sistema de ERP desde 0 para una empresa en particular. Es una solución más costosa y que exige encontrar a la compañía adecuada para llevarla a cabo, pero a cambio ofrece la máxima adaptabilidad.

Por el otro lado, las soluciones estándares o modulares son más baratas y rápidas de implantar. Se contratan en base a módulos o paquetes en función de las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy concreto, por ejemplo bodegas. El software concreto a escoger estará en función del tamaño de cada empresa:

• Empresas grandes: los más comunes son SAP y Microsoft Dynamics.
• PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
• Para empresas pequeñas y medianas, existen muchas posibilidades para crear un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP.

Según su instalación: ERP en local o en la nube

La segunda tipología se refiere a la forma en la que va a estar instalado el software. Algunos programas de este tipo se realizan en local, es decir, que se instalan en el entramado informático de la propia empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.

En cambio, una SOLUCION EN LA NUBE supone la ventaja añadida de que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, porque está ubicado en un servidor concreto. Esto significa que su funcionamiento no se reduce solamente a la sede de la empresa, sino que permite una mayor versatilidad en este sentido.

Sistemas ERP ejemplos

Al hablar de ERP ejemplos se pueden encontrar diversas clasificaciones, dependiendo de los criterios aplicados. Los ejemplos ERP más conocidos llegarían al clasificar este tipo de software:

• Por el tamaño de la solución entendido como la cuota de mercado del proveedor. Atendiendo al volumen de la cuota de mercado, los sistemas ERP cuyos ejemplos no pueden faltar son Oracle y SAP. Sin embargo, no hay que olvidar el resto de alternativas. Otros proveedores importantes y cuyas soluciones se hayan muy extendidas son Microsoft, Infor, QAD, IFS, Epicor o CDC, entre otros.

• Por la industria que el sistema está diseñado para soportar. Un ERP se utiliza principalmente en empresas de fabricación, de retail, de recursos humanos, de acero, fabricantes de hormigón, bancos, instituciones financieras, farmacéuticas, químicas, de petróleo y gas, así como en la agricultura, la agricultura y el manejo del ganado. Hoy día la utilización de ERP y sus ejemplos traspasan el mundo de los negocios y ya no son sólo utilizados por las empresas sino también por las universidades e institutos de educación con fines de formación.

• O de acuerdo a la plataforma tecnológica con la que puede integrarse. Típicamente el ERP siempre deberá poder integrarse con el CRM aunque, gracias a los avances tecnológicos, las posibilidades han aumentado considerablemente y hoy día la integración con todo tipo de soluciones en la nube es una realidad.

En cuanto al uso de ERP hay muchos ejemplos, pero siempre coincidirán en un aspecto: se tratará, generalmente, de empresas que necesitan de una ayuda (un software, como máximo exponente de las soluciones automatizadas) para integrar diversas funciones empresariales con el objetivo de agilizar su entrega y operaciones, reduciendo al mismo tiempo costos operativos en general y logrando un aumento efectivo de los niveles de productividad.

En cualquier caso, y a la vista de las funciones que cubre el ERP y sus ejemplos de aplicación, a la hora de decidirse entre este tipo de herramienta de planificación o el administrar las operaciones tradicionalmente, entrarán en juego variables como el tamaño y los ingresos de la compañía, que han de alcanza el equilibrio óptimo para justificar una inversión de este tipo.